Choisir ses outils numériques en gestion de projet


A l’heure de la dématérialisation, du travail en ligne et du stockage numérique de l’ensemble des données professionnelles, choisir les outils numériques qui correspondent à nos besoins est important.

La guerre des applications, logiciels, plateforme en ligne fait rage depuis longtemps et tout s’est accéléré avec la crise du COVID nous obligeant à l’utilisation de nombreux systèmes.

Chez OPUSS AMO nous utilisons des outils qui savent s’ajuster à nos projets, à leur complexité et au mode collaboratif.

Aujourd’hui nous partagerons avec vous notre stratégie pour choisir les outils et nous vous donnerons quelques pistes basées sur notre expérience.

Partie I: Comment choisir ses outils numériques?

“Profiler” les futurs utilisateurs

Avant de choisir une solution, un logiciel, il faut tout d’abord se poser la question principale: pour qui?

Est-ce pour un utilisateur unique (le gestionnaire de projet) ou pour une équipe interne, voir des collaborations externes de votre entreprise.

Bien souvent, les réponses à ces questions vont esquisser des choix quant aux solutions sur le marché.

Il est donc important de dresser le profil des utilisateurs, même s’ils utiliseront cet outil de manière ponctuelle.

Mesurer l’impact de mise en oeuvre de ce nouvel outil

  • L’interface est-elle agréable?
  • La prise en main est-elle facile?
  • La formation est-elle lourde à déployer?

Quelques questions importantes à se poser avant de choisir, le but étant d’améliorer son efficacité, sans perdre celle que l’on avait avant!

Le déploiement d’un nouvel outil numérique peut être facile, rapide mais aussi entrainer des lenteurs sur le flux d’activité, voir des “couacs” si cet outil est mal accepté par vos collaborateurs.

Envisager une phase de test peut-être une bonne idée avant d’appliquer son utilisation à tout votre plan de charge.

De même une “équipe test” de 2 ou 3 collaborateurs peut-être une réelle solution pour mesurer l’opportunité de tel ou tel outil.

Ne pas se retrouver prisonnier:

Le “backup office” (sauvegarde et récupération des données) doit être absolument pris en considération au moment de votre choix.

Il est très facile de “travailler en ligne” lors de journées habituelles, mais rien de plus désagréable que de ne plus avoir accès à vos données si la connexion internet vous fait défaut.

Bien vérifier que vos outils numériques vous permettent de travailler hors ligne, mais aussi effectuent les sauvegardes automatiques ainsi que la récupération des données si un problème technique intervient.

Vous évoluez, vos outils le doivent aussi:

Votre entreprise grandit! Vos projets se complexifient!

Super! Vos outils doivent vous accompagner fidèlement.

Choisir un bon outil numérique c’est choisir un outil évolutif.

  • Cet outil doit être amélioré de manière interne: maintenance et mise à jour par ses auteurs, suppression des bugs, amélioration des interfaces et plugs associés.

Examiner la date des dernières mises à jour d’un logiciel vous en dira long sur son évolutivité. Si cette mise à jour est très ancienne, cela révèle parfois que l’ingénierie recherche n’est pas importante et pourrait entraîner une obsolescence plus rapide.

  • L’outil doit s’adapter à votre propre évolution: nouveau collaborateur, partenaire externe, développement de votre activité. Choisir un outil qui permette l’intégration de nouveaux utilisateurs ou un portefeuille de projet illimité est important pour l’évolution de votre activité.

Chez OPUSS AMO, nous étudions quotidiennement des outils numériques.

En mode gestion de projet, notre outils collaboratif indispensable est ASANA.

Cet outil en ligne et accessible également hors connexion, nous permet une gestion collaborative par affaire, tout en recoupant l’ensemble des données par compte client et de manière synthétique en gestion de plan de charge.

Vous pourrez établir des listes de tâches attribuées à un ou plusieurs collaborateurs en interne ou externe, mais aussi vous fixer les objectifs ainsi que les mesurer.

Afin de faciliter la communication entre collaborateurs et/ou prestataires, l’équipe utilise également au quotidien SLACK.

Ce logiciel de messagerie est réellement adapté à la gestion de projet.

Les discussions peuvent être répertoriées et suivies par affaires, interlocuteurs, groupes d’interlocuteurs ou thématiques.

Cela permet une vue d’ensemble rapide de l’ensemble des discussions et une hiérarchisation des tâches.

Une intégration SLACK compatible ASANA existe, vous permettant de mettre à jour facilement vos listes de tâches.

Enfin un outil, et non des moindres, ZAPIER permet d’automatiser certaines tâches répétitives en connectant les applications entre elles.

Il en existe de nombreux, ainsi que de nombreux classements comparatifs vous permettant d’apprécier l’adéquation et les prix de chacun.

N’hésitez pas à comparer, tester seul ou en collaboration.

Le bon outil pour la bonne équipe peut réellement vous permettre d’améliorer votre productivité et de faciliter la gestion de votre plan de charge.

Pour plus d’informations, ou pour vous accompagner dans la recherche d’une expertise ou d’un professionnel, contactez-nous.

Pour aller plus loin :

 

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