Comment se libérer du temps dans la gestion de projets ?


Une étude a été menée en octobre 2020 par Sapio Research pour Asana auprès de plus de 2000 employés en France. Celle-ci nous explique que  66 % de leur temps de travail sur du « work about work » (réunions superflues, activités de suivi, etc.), soit plus que dans n’importe quel pays. Par rapport à la moyenne mondiale, les employés français travaillent plus tard le soir et perdent plus de temps sur des tâches déjà accomplies par d’autres. Les trois principaux freins à la productivité relevés par cette étude sont : 

  • la surcharge de travail
  • la réponse à de trop nombreuses sollicitations (emails, messages)
  • la recherche d’informations.

Avec de meilleurs processus, les travailleurs pourraient gagner 6h05 par semaine.

Si l’on s’intéresse plus particulièrement aux opérations de travaux, en tant que maîtrise d’ouvrage et prestataire intellectuel de manière générale, nous sommes souvent confrontés à des tâches chronophages et répétitives mais qui sont pourtant essentielles au bon déroulement des opérations. A titre d’exemples, nous pouvons citer : 

  • les relances pour l’obtention d’informations ou de documents, 
  • la complétude et l’envoi de formulaires CERFA (OUV, Noti, EXE, etc.), 
  • le processus de règlement des honoraires et situations qui varie d’une maîtrise d’ouvrage à l’autre
  • etc.

Cela est d’autant plus contraignant que les interactions avec les différentes parties prenantes sont de plus en plus nombreuses. S’engage alors une “course contre le temps” pour pouvoir tout mener de front pour les chargés d’opérations ! 
Et vous, quelles sont les tâches qui vous font perdre du temps ?

On parle de plus en plus de la standardisation et de la robotisation sur les chantiers comme des solutions d’avenir (qui commencent à se mettre en place actuellement). Nous en avons d’ailleurs parlé dans les articles “L’impression 3D Des Bâtiments: En Route Pour La 2ème Révolution Industrielle.” et “La Robotisation Des Chantiers De Construction : Où En Est-On ?” Ces modes constructifs ont notamment pour objectif de réduire les coûts et les délais de travaux en industrialisant (standardisation) certaines tâches sans pour autant nuire à la créativité des projets.

Cette démarche de standardisation et d’automatisation peut également être utilisée dans la gestion quotidienne de nos opérations (cela vaut également pour la phase exploitation des bâtiments).

Pourquoi standardiser et automatiser (dans la mesure du possible)  ces tâches ?
Pour “gagner” (ou au moins se libérer) du temps. Nos journées sont en général bien remplies et pouvoir au maximum optimiser notre productivité est un défi quotidien. De plus, standardiser permet également de limiter les erreurs puisque l’on ne repart pas de zéro à chaque fois.

Comment faire pour automatiser ?
Le développement des outils dit “no code” est une réelle opportunité pour améliorer la gestion de nos projets.  En effet, ces outils ont la particularité de pouvoir mettre en place des automatisations adaptées à la réalisation de ces tâches sans avoir besoin de coder ou d’un développeur. Avant d’arriver à l’utilisation d’outils (de type zapier, integromat, etc.), il est nécessaire en amont :

  1.  de lister les tâches que vous jugez automatisables et chronophages. 
  2. de créer un processus de standardisation pour les réaliser

L’automatisation pourra être faite par la suite et améliorée par itération.

Quels sont les avantages ?
Le GAIN DE TEMPS. Une fois le système fonctionnel, ces tâches (exemple compléter les cerfa) pourront être réalisées en un temps record. Cela vous laissera la possibilité de passer votre temps sur des actions à plus forte valeur ajoutée.

Quels sont les freins ?
Il existe tout de même certains freins pour la mise en place d’un tel dispositif :

  • La prise en main des applications nécessite en amont une certaine implication et des investissements en temps et/ou financier.
  • “il faut perdre du temps au début pour en gagner” : la création du système prendra plus de temps au démarrage que lorsque l’on réalise l’action manuellement “comme d’habitude”. 
  • Cela nécessite un système informatique qui autorise l’utilisation des outils “no code”. En effet, certains d’entre eux, pour des raisons de confidentialité et de sécurité, sont plutôt fermés et empêchent l’accès à ce type d’application.

Si vous souhaitez gagner du temps mais que vous ne souhaitez pas vous lancer dans un tel système, vous pouvez déléguer certaines tâches à OPUSS AMO. Nous avons déjà mis en œuvre des processus d’automatisation et nous pouvons les gérer pour vous !

Lorsque vous devez analyser plusieurs sources de données, cela peut être fastidieux et apporter de la complexité à la prise de décision. Des solutions existent pour vous aider en les synthétisant de manière simple et graphique. A titre d’exemple de la plateforme PBMD qui combine les données d’espaces et d’exploitation et permet de les visualiser sous forme de cartographies. OPUSS AMO a développé un partenariat avec PBMD si vous souhaitez une démonstration !

Plusieurs solutions existent pour vous aider à vous libérer du temps pour mener à bien vos opérations et votre suivi d’exploitation.

Si cette thématique vous intéresse et que vous souhaitez en savoir plus, dites-le en commentaire ! N’hésitez pas à nous partager vos outils et astuces également !

Pour aller plus loin :
L’Anatomie du travail 2021 en France [Infographie]
www.pbmd.ch

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